INDICAZIONI PER IL RIMBORSO DELLE SPESE DI MISSIONE
1. INDICAZIONI GENERALI
1.1 NORMATIVA GENERALE DI RIFERIMENTO
1.2 LE TIPOLOGIE DI MISSIONE
a. Viaggi di istruzione e visite guidate
Ordinariamente le spese per viaggio, vitto e alloggio del personale accompagnatore dei viaggi di istruzione e delle visite guidate rientrano nei costi a carico delle famiglie.
Solo qualora non sia possibile fare rientrare le spese nella quota a carico delle famiglie (per comprovate e motivate ragioni), il personale accompagnatore ha diritto a richiedere il rimborso, secondo le modalità e nei termini previsti dalla normativa vigente.
Dopo l’iter di approvazione da parte degli organi collegiali, l’autorizzazione del Dirigente Scolastico al viaggio di istruzione o all’uscita didattica, mediante firma sul modello A definitivo, costituisce a tutti gli effetti lettera di incarico allo svolgimento della missione.
b. Altre missioni su incarico della scuola
Per situazioni particolari, possono essere diposte specifiche missioni, ad esempio per partecipazioni a eventi convegni, incontri, riunioni, ecc, in coerenza con il PTOF e/o con le finalità istituzionali della scuola.
Le missioni sono disposte dal Dirigente Scolastico mediante apposito dispositivo di incarico contenente:
a) il motivo e la destinazione della missione;
b) il giorno e l’ora di inizio della missione;
c) l’eventuale richiamo ad precisi compiti e doveri;
2. VIAGGI IN ITALIA
2.1 SPESE PER I MEZZI DI TRASPORTO
a. Viaggi di istruzione e visiste guidate
Per i viaggi di istruzione e le visite guidate il costo del viaggio degli accompagnatori è a carico delle famiglie degli alunni. Qualora ciò non sia possibile (per comprovate e documentate ragioni, come ad esempio la gratuità dell’auobus di linea per gli alunni), valgono le indicazioni per le altre missioni su incarico della scuola (vedi paragrafo successivo), con la precisazione che il mezzo di trasporto deve essere quello previsto dal viaggio di istruzione autorizzato. In tal caso il viaggio con rimborso deve essere richiesto e autorizzato in anticipo.
b. Altre missioni su incarico della scuola
Per le missioni su incarico della scuola, valgono le seguenti disposizioni per il rimborso delle spese di trasporto:
a) Divieto di rimborso per utilizzo del mezzo proprio: a seguito dell’entrata in vigore dell’articolo 6, c. 12 del D.L. 78/2010, convertito nella Legge 122/2010, che ha disapplicato gli articoli 15 della legge 18 dicembre 1973, n. 836 e 8 della legge 26 luglio 1978, n. 417, l’uso del mezzo proprio può essere autorizzato solo ai fini della copertura assicurativa, con esclusione di qualsiasi possibilità di rimborso della spesa per tale utilizzo. Ciò è espressamente previsto dalla circolare MEF Dipartimento della RGS – I.G.O.P. – n. 36 del 22/10/2010.
b) Rimborso per spese sostenute per mezzi di trasporto pubblico:
§ treno: si rimborsano le spese per viaggi in 2a classe; non si rimborsa il costo della penotazione a meno che non sia obbligatoria; per il rimborso è necessario il biglietto in originale, convalidato per ogni viaggio (se previsto);
§ autobus di linea: per il rimborso è necessario il biglietto in originale, convalidato per ogni viaggio (se previsto);
§ aereo: l’utilizzo dell’aereo deve essere autorizzato in anticipo, con una specifica richiesta che mostri l’indispensabilità e la maggiore economicità; per il rimborso è necessario presentare in originale il biglietto di viaggio accompagnato dalle carte di imbarco e dalla ricevuta di spesa (ed eventuale ricevuta del servizio agenzia9;
§ taxi: ordinariamente non è rimborsabile la spesa per il taxi, a meno che non si renda necessario utilizzarlo per raggiungere una località non collegata in alcun modo con mezzi pubblici; in tal caso l’utilizzo del taxi deve essere richiesto e autorizzato in anticipo ed occorre poi una dichiarazione personale da allegare alla richiesta di rimborso, che può essere riconosciuto nella misura max di € 25,00.
2.2 SPESE PER I PASTI
a. Viaggi di istruzione e visite guidate
Per i viaggi di istruzione e le visite guidate il costo dei pasti degli accompagnatori è a carico delle famiglie degli alunni.
Nel caso gli organizzatori prevedano il pranzo al sacco, in considerazione della necessità di assidua sorveglianza sugli alunni nelle scuole del primo ciclo, anche per i docenti occorre prevedere in sede di organizzazione del viaggio/visita il pranzo al sacco portato da casa, con conseguente impossibilità di chiedere qualsiasi rimborso spese, ai sensi della normativa vigente. Eventuali casi particolari, debitamente motivati, dovranno essere preventivamente autorizzati dal Dirigente Scolastico.
b. Altre missioni su incarico della scuola
Per le missioni su incarico della scuola, valgono le seguenti disposizioni relative al rimborso delle spese per i pasti:
Entità e tipologia della spesa:
§ missione fino a 8 ore: non si ha diritto ad alcun rimborso spesa per i pasti;
§ missione superiore alle 8 ore, ma inferiore a 12 ore: si ha diritto al rimborso della spesa per un pasto (max € 22,26 per i docenti; max € 30,55 per i dirigenti), consumato nella stessa località dove si svolge la missione nell’ambito dell’itinerario previsto;
§ missione superiore alle 12 ore: si ha diritto a due pasti giornalieri nella misura cumulativa di € 44,26 per i docenti e di € 61,10 per i dirigenti; l’importo cumulativo viene considerato in presenza di 2 ricevute fiscali (es. primo pasto € 30,00 e 2^ pasto € 14.26); nel caso in cui venga presentata una sola ricevuta, la stessa non puo’ superare il limite di € 22,26 per i docenti.
Casi di esclusione:
Non hanno diritto ad alcun rimborso gli accompagnatori che usufruiscono del trattamento di pensione completa o di altre forme di gratuità.
Gli accompagnatori che usfruiscono del trattamento di mezza pensione (prima colazione e pranzo o cena) non hanno diritto al rimborso del costo dell’eventuale secondo pasto in caso di superamento delle 8 ore giornaliere (cfr. Nota Minstero del Tesoro prot. 205876 del 14/5/1999).
NB: Se i giorni non sono tutti coperti dalla pensione o dalla mezza pensione (ad es. se la mezza pensione inizia dal secondo giorno), si possono rimborsare i pasti per il giorno di missione scoperto se, computando la missione dall’ora di partenza, si siano superate le 8 o 12 ore (vedi sopra).
Documenti necessari per il rimborso:
Per il rimborso è necessario un documento di spesa in originale e nominativo:
§ Fattura oppure ricevuta fiscale, completa delle esatte generalità del dipendente, apposte dal gestore e rilasciate per ogni singola prestazione (eventuali correzioni su tali documenti devono essere convalidate dal titolare con timbro e firma, in caso contrario non potranno essere ammesse a rimborso). Nella fattura o ricevuta fiscale può essere omessa l’indicazione analitica delle varie componenti del pasto qualora si tratti di pasto completo e a prezzo fisso e di ciò sia fatta menzione sul documento fiscale.
§ E’ ammesso al rimborso anche lo scontrino fiscale, purchè si tratti di scontrino “parlante”, ossia contenga:
- i dati dell’ente che fornisce il servizio,
- la descrizione analitica dell’operazione effettuata (es. pranzo, pizza, ecc;
- nome, cognome e codice fiscale del fruitore del servizio.
Pertanto, non potranno essere rimborsate:
§ le spese per i pasti desumibili da documenti fiscali diversi quelli sopra indicati, come scontrini generici, ricevute di mense, ricevute fiscali rilasciate cumulativamente a più persone ecc...;
§ i documenti di spesa attestanti pasti consumati in località diverse da quella/e dove si svolge la missione nell’ambito dell’itinerario previsto.
NB: Ai sensi dell’art. 1, commi da 81 a 83 della Legge n. 207/2024, dal 1° gennaio 2025, il rimborso delle spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio è riconosciuto al personale solo se i pagamenti avvengono attraverso strumenti tracciabili quali bonifici bancari o postali, carte di credito, di debito o prepagate, assegni bancari e circolari nonché app di pagamento digitali o sistemi di telepedaggio collegati a un IBAN. In caso di utilizzo di contanti, il rimborso rientrerà nel reddito da lavoro dipendente con conseguente conseguente tassazione fiscale e previdenziale. Fanno eccezione le spese di trasporto dei servizi pubblici di linea, per le quali non sussiste vincolo di tracciabilità.
2.3 SPESE PER IL PERNOTTAMENTO
a. Viaggi di istruzione e visite guidate
Per i viaggi di istruzione e le visite guidate il costo del pernottamento degli accompagnatori è a carico delle famiglie degli alunni.
Qualora ciò non sia possibile (per comprovate e documentate ragioni), valgono le indicazioni per le altre missioni su incarico della scuola (vedi paragrafo successivo). In tal caso il pernottamento con rimborso deve essere richiesto e autorizzato in anticipo.
b. Altre missioni su incarico della scuola
Per le missioni su incarico della scuola, il pernottamento in albergo (tre stelle per i docenti, quattro stelle per i dirigenti) è rimborsato in tutti i casi in cui la missione si protragga in modo tale da rendere impossibile o comunque difficoltoso il rientro in sede (ad es. termine dell’attività ad ora tarda, mancanza di mezzi di trasporto pubblici a causa dell’orario, ecc…).
Per il rimborso occorre presentare il documento di spesa in originale e nominativo: fattura oppure ricevuta fiscale.
2.4 DISPOSIZIONI COMUNI A TUTTE LE RICHIESTE DI RIMBORSO
Ai sensi dell’art. 1, commi da 81 a 83 della Legge n. 207/2024, dal 1° gennaio 2025, il rimborso delle spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio è riconosciuto al personale solo se i pagamenti avvengono attraverso strumenti tracciabili quali bonifici bancari o postali, carte di credito, di debito o prepagate, assegni bancari e circolari nonché app di pagamento digitali o sistemi di telepedaggio collegati a un IBAN.
In caso di utilizzo di contanti, il rimborso rientrerà nel reddito da lavoro dipendente con conseguente conseguente tassazione fiscale e previdenziale. Fanno eccezione le spese di trasporto dei servizi pubblici di linea, per le quali non sussiste vincolo di tracciabilità.
3. VIAGGI ALL’ESTERO
3.1 INDICAZIONI GENERALI PER I VIAGGI DI ISTRUZIONE ALL’ESTERO
In base alla normativa vigente:
- con il D.L. 78/2010 sono state eliminate le diarie giornaliere per le missioni all’estero;
- ai sensi dell’art. 4 comma 2 del D.I. 23 marzo 2011 i docenti che partecipano a missioni all’estero non potranno richiedere alcun rimborso spese, nel caso in cui il viaggio, l’alloggio e il vitto siano a carico dell’amministrazione o di terzi (come avviene nel caso dei viaggi di istruzione).
Pertanto, i viaggi di istruzione all’estero dovranno obbligatoriamente prevedere la pensione completa anche per gli insegnanti accompagnatori. Qualora ciò non sia possibile (per comprovate e documentate ragioni), valgono le indicazioni per le altre missioni su incarico della scuola (vedi paragrafo successivo). In tal caso la missione con rimborso deve essere richiesta e autorizzata in anticipo.
3.2 INDICAZIONI PER MISSIONI STRAORDINARIE ALL’ESTERO
Ai sensi dell’art. 1 del D.I. 23/3/2011, solo in via residuale e in casi del tutto eccezionali debitamente motivati, può essere autorizzato il trattamento di missione all’estero con rimborso documentato per spese sostenute a carico del personale (e non dell’amministrazione), in base all’accorpamento degli Stati di destinazione parametrato sui costi in loco di cui alla tab. A allegata al D.l. 23/3/2011. In tali casi, a fronte di spese effettivamente sostenute ed adeguatamete documentate, viene riconosciuto il rimborso:
- del viaggio;
- delle spese alberghiere;
- dei mezzi di trasporto in loco;
- delle spese per il vitto nei limiti nei limiti massimi giornalieri riportati nella tabella B allegata al Dl. 23/3/2011e per la fruizione di uno o due pasti per ogni giorno di missione (rispetto alla precedente normativa, non vi e più la distinzione fra “pasto singolo” e “pasto giornaliero”, pertanto rimanendo comunque invariato il limite massimo giornaliero di documenti di spesa presentabili per il vitto, il dipendente potrà richiedere il rimborso anche di un singolo pasto di importo minore o uguale al valore inserito in tabella ministeriale).
NB: Si tratta di missioni che ordinariamente non riguardano le scuole.
Per maggiori informazioni si rinvia al Decreto Interministeriale 23 marzo 2011 recante “Misure e limiti concernenti il rimborso delle spese di vitto e alloggio per il personale inviato in missione all'estero”.
4. MODALITA’ DI RICHIESTA DI RIMBORSO
4.1 AUTORIZZAZIONE O INCARICO
Come indicato in premessa, non potranno essere rimborsate spese sostenute senza la preventiva autorizzazione (per i viaggi e le visite guidate) o senza il dispositivo di incarico (per le altre tipologie di missione) del Dirigente Scolastico.
4.2 MODULISTICA PER LA RICHIESTA DEL RIMBORSO
Il rimborso delle spese sostenute deve essere richiesto utilizzando esclusivamente il modulo scaricabile dal sito internet della scuola (Richiesta rimborso spese per missione), da consegnare compilato in Ufficio Contabilità unitamente alla documentazione originale indicata nei paragrafi precedenti.
4.3 MODALITA’ DI LIQUIDAZIONE DEL RIMBORSO
Una volta presentata la domanda, il DSGA procederà come di consueto ad apposita istruttoria al fine di accertare il diritto al rimborso.
A seguito di esito positivo dell’apposita istruttoria compiuta dal DSGA, il rimborso dele spese sostenute e documentate potrà avvenire in due modi:
- tramite utilizzo delle minute spese (con rimborso in contanti);
- tremite pagamento con bonifico su su conto corrente.
***
Per qualsisiasi chiarimento, è possibile rivolgersi alla DSGA o all’Ufficio Contabilità.
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